職場でコミュ力が必須の時代?上げ方と効率アップの方法

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ホワイトボードで説明する女性

職場でもコミュ力が必要ということは、昔も現在も変わらないと思っていませんか?

もちろんコミュ力が必要であるということを否定することはできないでしょう。

 

しかし、コミュニケーションの質や撮り方が変わってきているということは実感されている方も多いのではないでしょうか?

どのようにコミュニケーションをとっていったら良いのかということに悩まれている管理職やミドル世代の方も居るようです。

 

今回は、世代が違う方が混ざっているような職場でのコミュ力の上げ方や効率を上げるためのコミュニケーションの取り方について説明していこうと思います。

効率化が上がらなかった原因や具体的なコミュ力の上げ方がわかってくれば対応も変わってくるかもしれませんね。

 

開運薬膳師のなおです。

本日は当サイトにお越しくださりありがとうございます。

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今回の神リッチ情報は次のような疑問をお持ちの方にお勧めです。

✔️職場の効率化をしているがうまくいかないのはどうして?

✔️職場でのコミュニケーションの取り方がうまくわからない

✔️職場でのコミュ力を上げて効率よく仕事を進めるにはどうしたらいいのか?

 

職場での効率が上がらない原因

職場でまとめ役や責任者などを任されると必然的に一緒に働く人とコミュニケーションをとっていかなければいけなくなります。

しかし、元々コミュ力に自信がないという方も多いかもしれません。

 

さらに業種によっては、今まで現場で作る専門だったり指示に従っていたので積極的に自分からコミュニケーションを取る必要もなかった方もいるでしょう。

そんな状況から急に人に指示を出す立場になったらどのように人を管理したり動かしていったら良いのか戸惑っても当然です。

 

もちろん私もそのような立場や状況を経験したことがあります。

あなたと同じようにうまく指示が出せないで周りの人が動いてくれないと愚痴をこぼす日も少なくありませんでした。

 

そんな自分でもあることを知ったことでコミュ力が急に上がりスムーズに周りの力を発揮することができるようになりました。

この力を得ることで職場が変わっても同じように周りの人と一緒に仕事を効率よく進めることができています。

 

そんな力をどうしたら得ることができるかをご紹介していきます。

まずは、効率化を図っているのにうまく回らなくなってしまっている原因についてみていきましょう。

 

DX導入や導線など見直しても変わらない効率化の原因

デジタル化と効率化はここ数年の企業での共通の課題として取り上げられています。

巷では「DX」などと言われていますね。

デジタルトランスフォーメーションと呼ばれるITを組み込んで業務の効率化や共有化を進める動きが活発になってきています。

 

ちなみにDXって何?と思われる方もいるかもしれませんので一応引用しておきますね。

デジタルトランスフォーメーション(英: digital transformationDX)とは、「情報技術の浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という仮説である。2004年にスウェーデンのウメオ大学教授、エリック・ストルターマンが提唱したとされる。ビジネス用語としては定義・解釈が多義的ではあるものの、おおむね「企業がテクノロジー(IT)を利用して事業の業績や対象範囲を根底から変化させる」というIT化といった意味合いで用いられる。意味が曖昧であるのでバズワードともいえる。

なお、本用語はビジネス用語としては一般的に「DX」と表記される。英語の接頭辞「trans-」には「across(を超えて)」という意味があり、「DX」と表記されることが多い

本稿のデジタルは情報技術というより日常的で狭い意味である。

引用:wikipedia

 

作業や業務の効率化を至上命題のように掲げるところもあるくらい今流行っていますよね。

導線などの見直しをしたりしているところも多いですよね。

 

しかし、現実問題としてなかなか効率化が進まないという声の方が多いのではないでしょうか?

または、効率化はしているのだけれどもどうも現場レベルで現実化に課題があるということもあるでしょう。

 

ではシステム的には、良いと思われていても効率が上がらないのはどうしてでしょうか?

この原因がわからないとどんなにシステムをアップグレードしていっても意味がありません。

 

その原因は、ズバリ現場やそのシステムを使う人が抵抗しているんですね。

抵抗しているということがポイントです。

 

決してシステムが難しすぎて使えないとかスキルがおいつていないというわけではないんです。

これが難しいところで、故意的でも無意識的でも人は新しいことに抵抗を示す方が多いのです。

 

特に現場レベルだとその傾向は強くなります。

システムを導入するときに大抵はその使い方や導入時期くらいしか伝えないトップダウンだけになりがちです。

 

現場の人にとってみればただ作業が増えるだけに感じてしまうようです。

新しいことというのは、新しいことを覚えるという作業が増えるということを自覚しておくことが大切です。

 

作業を増やしてまで将来的に現場が楽になっていきますということが伝わっていないのです。

つまりこの部分がコミュニケーション不足となってしまっているんですね。

 

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指示が行き届かない

現場が乗り気でないとはいえ指示を出す側としては実行してもらわなければいけないですよね。

そこで、あれこれ指示が増えてしまったりしっかり使っているかを監視監督する作業が増えてくるようになってしまいます。

 

結局、作業面から見てもメンタル面から見ても仕事が増えてしまっていると管理する側も感じるようになってしまうのです。

やる気のない人に指示を出していくので伝わり方が悪くなるのは当然です。

 

次にやることといえばマニュアルや作業手順書なるものなどの作成に取り掛かるところも多いようです。

が、現場の人はそんなものを読むことは皆無でしょう。

仮に読ませても頭の中に入っているかといえば疑問しか浮かびません。

 

指示が行き届かないのは、指示の出し方が悪いとか方法がよくないということではないのです。

そして、指示を出しているあなたが悪いということでもないということです。

 

指示を出す前のコミュニケーションの取り方とタイミングがわかっていないというだけの話です。

もちろん、日頃からのコミュ力も大切でありますがどちらかというとタイミングの方が大切かなと感じます。

 

次は、具体的なコミュ力の上げ方と効率化を進める工夫についてまとめていきます。

あなたの中で取り入れられそうなことがあれば活用してみるのも良いかもしれません。

 

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職場でのコミュ力の上げ方と効率化の方法

現場での指示がうまく伝わらない原因が伝える先の人が非常に乗り気でないということがありました。

そこで、どのようにしたら指示がうまく伝わって周りの人が動いてくれるようになるかを考えていきましょう。

 

もし、現場の人が動いてくれていと実感しているよなら今までのやり方を少し横に置いて新しいやり方を少しだけ取り入れてみてください。

方の力を抜いてテストやゲーム感覚で試すくらいの気持ちで試してみてください。

 

コミュ力を上げる方法は、基本的にはお金もかからないですぐに試すことができることが多いです。

まずは、あなたが少しだけ変わることで周りも影響を受けて変わり始めるはずです。

 

ポイントは、一気に変えようとしすぎないことです。

少しやってみて変化を観察する習慣をつけていきましょう。

 

コミュ力をあげる話し方について詳しく知りたい方はこちらも参考になるかと思います。

コミュ力高い人は自然とやっていた!?円滑に話す4つの秘訣

 

職場でコミュ力を上げる意識のアップデート

では、職場でどのようにコミュ力を上げていけば良いかについてみていきましょう。

今まで指示を出そうと方に力が入っていた方は少し力を抜くことから始めてみましょう。

 

つまり、人に言う事を聞かせようとした意識から離れる感じです。

何かをさせようとすることでどうしても力が入ってしまいます。

 

思い通りにしようとすることで無意識かでの抵抗が始まってしまいます。

どちらかと言うと「こんなことしたいけどどこら辺がやりにくそうかな」くらいの意識が良いです。

 

下手(したて)に出ると言うことではありません。

コミュ力を上げるために必要なポイントがまさにこの感覚の調整です。

 

横並び感覚を醸し出す練習をしてみましょう。

同僚や友達の感覚です。

 

ちょっと難しいのは、職場であなたは上の役職やもしくは指示を出す立場だと言うことです。

立場を保ちつつ横並びの感覚は、少しイメージしにくいかもしれませんね。

 

上の立場になったばかりの方は、前の状態を思い出していただいても良いかもしれません。

上の立場になって長い方は、現場に(意識的に)降りていってあげる感覚が近いかもしれません。

 

この感覚だけでもかなり良い雰囲気を出すことができるようになります。

意識をおろしてあげることで自然と言葉使いや声のトーンも自然になります。

 

このような変化が相手の話を聞くという体制を作ることに繋がります。

このような土壌を作っている方がコミュ力が高い方が行っている基本的なことであることが多いです。

 

コミュ力が上がる基礎ができたら実際に指示をどのように出すかを確認していきましょう。

指示の出し方もちょっと工夫するだけでかなり早く効率よく進むようになりますよ。

 

職場の効率化はタスクと声がけ

実際に作業レベルでの指示の実行というものは意外と難しいものです。

理由は、慣れない作業を実行するときは行うタスク以上に作業が大きく感じてしまうからと言われています。

 

15のタスクのはずがイメージでは50くらいに感じていたら抵抗を感じても仕方ないでしょう。

そこで、指示を出す方がまずすることは手順書の作成ではなくてタスク表の作成をすることをお勧めします。

 

単純な作業項目の羅列程度で十分です。

そして、できればホワイトボードなどで消せるようにした方が効果的です。

 

その作業を終了したら単純に消しても良いですし、横棒で終了サインにしても良いでしょう。

後者の方が、全体的にこれだけの作業を終えたという充実感や達成感を感じることができるかもしれません。

 

そして、ここが重要なポイントなんですがこのタスク表はあなたが作成しない方がベターです。

初めのうちは、あなたが作っても良いですが徐々に作業される方に作成するよう誘導していった方が効果的です。

 

そして、作業前に誰がどの作業をするかを確認していきましょう。

さらに、途中での進捗の確認も効果をかなり上げてくれます。

 

慣れてきたらどの時間帯でどの程度進められているかでその日のペース調整もできるようになってきます。

それらの判断が現場レベルで行えてタスクの消え方であなたがわかるようになってくればコミュ力が上がったと言えるでしょう。

 

また、作業タスクの書き出しが現状で良いかの確認も定期的に入れていくことで現場の観察意識も上がるといった相乗効果も期待できます。

このような事を焦らずにあなたの意識を現場にまで落として放しながら進めることでコミュ力が爆上がりしていることになります。

 

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今回の美神&開運アンサー

今回は職場でのコミュ力を上げる方法と効率化を実現するための方法についてご紹介しました。

現場でのコミュニケーションに不安や悩みを抱えている方も多くなっていると耳にします。

 

世代間のギャップや社会常識のずれも大きくなってきていると感じられている方もいるでしょう。

どのように若い方や新人の方に説明や指示を出していったら良いか考える場面もあるはずです。

 

自分が指示を出す立場だからと上から目線での指示や説明では今の方々は離れてしまいます。

これは、年齢関係なく同じ反応が起こるようです。

 

反面、上の立場になってしまうと若くても昔ながらの上から目線での高圧的な指示になってしまう傾向があります。

もしくは、あまり指示を出さないでマニュアルや作業手順書をみてくださいくらいの指示しか出せない方もいます。

 

これではどんなに優れたマニュアルやシステムがあっても活用できなくて当然でしょう。

あなたが意識をアップデートしていくことで改善できることがあなたが思っている以上にあります。

 

しかも、お金もかからず明日からすぐにできることが多いです。

今回ご紹介したようなことが少しでも試してみれたならあなたの周りが少し変わってくるかもしれません。

 

もちろん、ご紹介した方法しかないというわけではないので試してみようと思う方だけでもOKだと思っています。

ただ、私も現場で助けられた方法ですし現在も活用していることなので全く的外れということもないでしょう。

 

あなたの興味が少しでもあったなら試してみる価値はあるかもしれません。

そして、少しでもあなたの役に立つようであれば幸いに思います。

 

もし、全く役に立たなかったり迷惑をかけてしまった時はご容赦くださいね。

その時は、頭を下げるしかできませんので活用される時は自己責任ということでお願いします。

 

 

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